Restoran ve Kafelerde Stok Takibi: Reçete ve Hammadde Yönetimi

Kısaca: Reçete tabanlı stok takibi, her ürünün hangi hammaddeden ne kadar kullandığının tanımlanması ve ürün satıldıkça bu miktarların stoktan otomatik düşülmesidir. Örneğin bir latte 18 gram kahve ve 200 ml süt kullanıyorsa, 10 latte satıldığında stoktan 180 gram kahve ve 2 litre süt eksilir.

Neden adet bazlı stok yetmez?

Kola, su, paketli kurabiye gibi hazır ürünler adet adet satılır; bunların stoğunu adetle tutmak yeterlidir. Ama bir kahve dükkânında satılan ürünlerin çoğu hammaddeden yapılır:

• Espresso: yaklaşık 18 gr kahve
• Americano: espresso + sıcak su
• Latte: espresso + bol süt
• Cortado: espresso + az süt

Hepsi aynı kahve çekirdeğini farklı miktarlarda kullanır. "Kaç latte sattım?" sorusunun cevabı kolaydır; asıl önemli soru "Elimde ne kadar kahve kaldı ve bu bana kaç fincan daha yeter?" sorusudur. Bunun cevabı ancak reçeteyle verilebilir.

Not: Yukarıdaki gramajlar örnektir; her işletme kendi tarifine göre girer.

Reçete tabanlı stok nasıl çalışır?

1. Hammaddeleri tanımlayın: Çekirdek kahve (gr), süt (ml), karamel şurubu (ml), tost ekmeği (adet) gibi.
2. Birim maliyeti girin: 1 kg kahveyi 800 TL'ye alıyorsanız 1 gram 0,80 TL'dir.
3. Her ürünün reçetesini yazın: Latte = 18 gr kahve + 200 ml süt.
4. Satış yapın: Her siparişte reçetedeki miktarlar × adet kadar hammadde stoktan otomatik düşer.
5. İptalde geri ekleyin: İptal edilen siparişin hammaddesi stoğa geri döner.

Kalan stokla kaç porsiyon yapılır?

Reçete tanımlandığında sistem basit bir bölme ile çok değerli bir bilgi verir:

Kalan kahve 964 gr, latte başına 18 gr → yaklaşık 53 latte daha yapılabilir.

Aynı hammaddeyi kullanan her ürün için bu hesap ayrı ayrı görünür. Böylece tedarikçiye ne zaman sipariş vermeniz gerektiğini önceden bilirsiniz.

Ürün maliyeti ve kâr oranı

Hammadde maliyetleri girildiğinde her ürünün reçete maliyeti hesaplanır:

Satış fiyatı 95 TL ise ürün başına brüt kâr 72,60 TL, kâr oranı yaklaşık %76'dır. Fiyatlandırma kararlarını tahminle değil bu hesapla vermek, özellikle hammadde fiyatlarının sık değiştiği dönemlerde kritik önem taşır.

Fire ve sayım

Hiçbir stok sistemi gerçek hayatla birebir örtüşmez: dökülen süt, bozulan ürün, deneme kahveleri olur. Bu yüzden iki işlem düzenli yapılmalı:

• Fire kaydı: Satılmadan kaybolan miktarı fire olarak düşün; böylece kayıp görünür hale gelir.
• Periyodik sayım: Haftada bir tartıyla gerçek miktarı ölçüp sisteme "sayım" olarak girin. Sistem farkı kendisi düzeltir ve fark kaydı tutar.

Sayım farkları büyükse reçetelerinizi gözden geçirin: belki gerçekte daha fazla kahve kullanılıyordur.

Kritik stok uyarısı

Her hammadde için bir uyarı seviyesi belirleyin (örneğin 200 gr kahve). Stok bu seviyenin altına indiğinde panelde uyarı görünür; yoğun bir günün ortasında kahvesiz kalmazsınız.

Sık Sorulan Sorular

Hammadde stoğu eksiye düşerse satış engellenir mi? Gerçek hayatta sayımlar yaklaşık olduğu için çoğu işletme satışı engellemek istemez. İyi bir sistem satışa devam eder ama stoğun eksiye düştüğünü belirgin şekilde gösterir; bu, sayım yapmanız gerektiğinin işaretidir.

Hem hazır ürün hem hammadde takibi birlikte yapılabilir mi? Evet. Kola gibi hazır ürünleri adetle, kahve içeceklerini reçeteyle takip edebilirsiniz.

Reçeteyi değiştirirsem geçmiş satışlar etkilenir mi? Hayır. Daha önce düşülen miktarlar kayıtlarda kalır; yeni reçete bundan sonraki satışlara uygulanır.